Keamanan Dan Kontrol Sistem Informasi

PENDAHULUAN

Betapa pentingnya informasi dalam kehidupan manusia, sehingga informasi yang datang tidak boleh terlambat , tidak boleh bias(berat sebelah) harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan relevan dengan penggunanya,sehingga informasi tersebut menjadi informasi yang berkualitas dan berguna bagi pemakainya. Untuk mendapatkan informasi yang berkualitas perlu dibangun sebuah sistem informasi sebagai media pembangkitnya. Sistem informasi merupakan cara menghasilkan informasi yang berguna . informasi yang berguna akan mendukung sebuah keputusan bagi pemakainya.

Pendekatan sistem adalah suatu prosedur langkah demi langkah yang digunakan dalam memecahkan masalah. Tiap langkah mencakup satu keputusan atau lebih, dan untuk tiap keputusan diperlukan informasi.

II. PEMBAHASAN

A.Pentingnya Pengendalian Sistem Informasi

Pengendalian dalam sebuah sistem pada dasarnya berarti menjaga agar sistem beroperasi dalam batas prestasi tertentu. Sebuah sistem yang berada dalam kendali  akan beroperasi dalam batas  toleransi yang telah ditentukan.

Yaitu kegiatan-kegiatan yang dilakukan manajer system informasi untuk meyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam system teknologi informasi masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah  ancaman dan gangguan terhadap system informasi.

Keluaran dari sebuah sistem kadang-kadang tidak sesuai dengan keluaran yang semestinya (standar), hal ini membutuhkan pengendalian melalui sistem umpan balik untuk mencari gangguan-gangguan yang menghambat, sehingga terjadi hal seperti itu.

Agar sistem umpan balik itu dapat berjalan baik maka sistem harus memiliki standar keterukuran keluaran, sensor yang dapat menangkap kondisi setiap keluaran, alat yang dapat membandingkan keluaran yang terjadi dengan keluaran standar, serta alat yang bergerak mengoreksi masukan. Oleh karena sistem keorganisasian mempunyai sifat terbuka, berbagai kemungkinan gangguan bisa terjadi dan tidak terduga. Mengingat hal itu manajer harus mampu dan siap menghadapi segala kemungkinan gangguan dalam hal inilah berlaku “hukum variasi kebutuhan pengendalian”. Tentu saja tidak seluruh tanggapan korektif dari sistem umpan balik harus diterima, hal ini akan tergantung kepada kepentingan organisasi, karena itu berlaku fungsi penyaringan. Artinya hal-hal yang tidak prinsipil dan tidak terlalu mengganggu jalannya organisasi tanggapan korektif bisa diabaikan.

Adapun beberapa unsur pengendalian adalah sebagai berikut :

1. suatu standar yang memmemperincikan prestasi yang diharap.hal ini besa berupa anggaran prosedur pengoperasian,atau suatu algoritma keputusan.
2. suatu ukuran prestasi aktual.
3. suatu perbandingan antara prestasi yang diharapkan dan nyata.
4. suatu laporan penyimpangan pada sebuah unit pengendalian, misalnya seorang manajer
5. suatu rangkaian tindakan yang diambil unit pengendalian untuk mengubah prestasi mendatang kalau saat ini ada keadaan yang kurang menguntungkan disertai serangkaian aturan keputusan untuk pemilihan jawaban yang tepat.

Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :

• Proses menjamin bahwa tugas tertentu dilaksanakan secara efektif dan efesien.
• Berorientasi pada transaksi.
• Dilakukan berulangkali (amat sistematis).
• Ada hubungan sebab akibat (lebih ilmiah).

B. Tugas Pengendalian dalam Sistem Informasi Berbasis Komputer Terdiri atas :

 

•  Proses menjamin bahwa tugas tertentu dilaksanakan secara efektif dan efesien.
•  Berorientasi pada transaksi.
•  Dilakukan berulangkali (amat sistematis).
•  Ada hubungan sebab akibat (lebih ilmiah).

PENGENDALIAN DALAM  CBIS

KONTROL PROSES PENGEMBANGAN

Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok. Untuk memastikan bahwa CBIS yg diimplementasikan dpt memenuhi kebutuhan pemakai atau berjalan sesuai rencana.

1. Fase Perencanaan
Mendefinisikan tujuan dan kendala

2. Fase Analisis & Disain
Mengidentifikasi kebutuhan informasi
Menentukan kriteria penampilan Menyusun disain dan standar operasi CBIS

3. Fase Implementasi
Mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima Memastikan apakah memenuhi criteria penampilan Menetapkan prosedur utk memelihara CBIS

4. Fase Operasi & Kontrol
Mengontrol CBIS selagi berevolusi selama fase SLC
Memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan.

KONTROL DESAIN SISTEM

Tujuan untuk memastikan bahwa disainnya bisa meminimalkan kesalahan, mendeteksi kesalahan dan mengoreksinya.
Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau manfaat adalah tingkat pengurangan resiko.

I. Permulaan Transaksi (Transaction Origination)

Perekaman satu elemen data/lebih pada dokumen sumber.
1. Permulaan Dokumentasi Sumber
Perancangan dokumentasi
Pemerolehan dokumentasi
Kepastian keamanan dokumen

2. Kewenangan
Bagaimana entry data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa.

3. Pembuatan Input Komputer
Mengidentifikasi record input yang salah dan memastikan semua data input diproses.

4. Penanganan Kesalahan
Mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yg telah dikoreksi ke record entry.

5. Penyimpanan Dokumen Sumber
Menentukan bagaimana dokumen akan disimpan dan dalam kondisi bagaimana dapat dikeluarkan.

KONTROL PENGOPERASIAN SISTEM

Kontrol pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan keamanan. Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi 5 area :

1. Struktur organisasional
Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis, Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya mengembangkan ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri.

 

2. Kontrol perpustakaan
Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses perpustakaan media hanyalah pustakawannya.

3. Pemeliharaan Peralatan
Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer (CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang terjadwal / yang tak terjadwal.

4. Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas
Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang komputer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan penguncian ruang peralatan dan komputer.

5. Perencanaan disaster
i. Rencana Keadaan darurat
Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja perusahaan.

ii. Rencana Backup
Menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal.

iii. Rencana Record Penting
Rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat penyimpanan kopi duplikat.

iv. Rencana Recovery
Rencana ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas komunikasi dan pasokan-pasokan.

TUGAS MANAJEMEN DAN SIM 1

1. Perancangan atau pembuatan SDM Pendidikan bermula dari masalah yang muncul dari lembaga pendidikan. Sebutkan masalah apa saja yang sering dihadapi oleh lembaga pendidikan sehingga membutuhkan SIM. Uraikan dengan menggunakan kerangka pemecahan masalah (problem solving), yang terdiri dari: masalah, standar, yang telah terjadi, alternatif pemecahan masalah, dan solusi. ???

JAWAB :

 Masalah-masalah yang  muncul dari lembaga pendidikan secara umum berkisar pada masalah belum adanya system informasi yang menyediakan data base yang lengkap, tepat dan akurat serta dapat diakses dengan cepat dan mudah pada seluruh  aktivitas yang disekolah. Masalah-masalah tersebut dapat digolongkan menjadi :

a.       Masalah akademik

b.      Masalah personalia

c.       Masalah keuangan

d.      Masalah kesiswaan

e.       Masalah sarana dan prasarana

f.       Masalah pembelajaran

g.      Masalah perpustakaan 

h.      Masalah promosi sekolah

Model Sistem Umum Penyelesaian Masalah

Keterangan Elemen-elemen proses penyelesaian masalah :

A.Masalah (problem ) adalah : Suatu kondisi yang memiliki potensi untuk

menimbulkan kerugian

atau keuntungan yang diluar kebiasaan.

B.Standard, menggambarkan keadaan yang diharapkan.

C.Informasi, menggambarkan keadaan saat ini.

D.Problem solver /Manajer, sebagai penyelesai masalah

E.Kriteria Solusi (Solution Criterion) : Perbedaan antara keadaan saat ini dengan

keadaan yang diharapkan. 

F.Alternatif Pemecahan (alternative solution) : Diidentifikasi oleh manajer dengan

mengandalkan pengalaman (experience), informasi dan masukan dari berbagai

pihak.

G.Kendala (contraints): Internal dan Ekstenal (dari lingkungan).

H.Penyelesaian masalah (problem solving) adalah : Tindakan memberi

respons/reaksi terhadap permasalahan dengan meminimalkan dampak buruknya

dan memaksimalkan dampak baiknya.  

I. Solution /Jalan keluar/solusi : Suatu aksi atau strategi yang dipilih dan diyakini

akan memberikan solusi terbaik terhadap masalah yang dihadapi .

Proses pemecahan masalah di dunia pendidikan bila menggunakan

kerangka pemecahan masalah (problem solving), yang terdiri dari: masalah,

standar, yang telah terjadi, alternatif pemecahan masalah, dan solusi dapat

digambarkan dalam tabel sebagai berikut :

 lembaga pendidikan perlu menerapkan sistem informasi manajemen pendidikan

yang terpadu dan memiliki kapabilitas dalam mendukung keberhasilan dunia

pendidikan. Untuk  itu diperlukan keseimbangan sumber daya yang tersedia, antara

ketersediaan sumber daya yang dimiliki seperti keterampilan dalam

mengoperasikan teknologi informasi seperti komputer dan ketersediaan dana

untuk pengadaan perangkat komputer yang sudah semakin canggih. 

Informasi yang disajikan oleh sistem informasi manajemen pendidikan dapat

diharapkan nantinya akan memberikan kontribusi yang sangat berharga dalam

proses pengambilan keputusan bidang pendidikan seperti informasi kebutuhan

tenaga pendidikan, informasi jumlah lembaga pendidikan mulai tingat dasar,

menengah maupun pendidikan tinggi. Sistem informasi manajemen pendidikan

diharapkan sangat bermafaat tidak hanya bagi para pengambilan keputusan bidang

pendidikan tapi berguna bagi masyarakat sebagai salah satu sub sistem dan

control society terutama dalam proses operasional lembaga pendidikan dan

penyajian kualitas jasa pendidikan yang bisa dipertanggung jawabkan.

2. Buat satu contoh kasus Pendekatan Sistem yang memerlukan solusi

untuk pengembangan sistem, kondisi sistem ke sistem yang

diinginkan(mengacu pada CBIS).??

JAWAB :

 

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi di

gunakan dalam membuat keputusan. Informasi di sajikan dalam bentuk lisan

maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer untuk mengolah

informasi terdiri dari area aplikasi berbasis komputer SIA,SIM,DSS, kantor virtual

dan sistem berbasis pengetahuan. Kita menggunakan istilah sistem informasi

berbasis komputer (computer based information system) atau CBIS, untuk

menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer.